Projektmanagement - meine 3 lieblingskniffe

Nachdem ich in meinem ersten Artikel über den erfolgreichen Projektstart geschrieben habe, möchte ich gleich beim Thema bleiben und Euch heute meine Lieblingskniffe aus dem Bereich Projektmanagement vorstellen. Hier handelt es sich um keine Erklärung der gängigen Standardmethoden, sondern um meine eigenen liebgewonnenen Kniffe, die ich mir im Laufe der Jahre aus den Standardmethoden erarbeitet habe. Oftmals sind dies Auszüge der Methoden, angepasst auf kleine Unternehmen oder Projekte.

 

Unter Projektmanagement versteht man übrigens alle notwendigen Handlungen zum Initiieren, Planen, Steuern, Überprüfen und Abschließen von Projekten.

Ich finde jedoch, dass man all diese Dinge nicht nur in Projekten anwenden kann, sondern auch im eigenen Leben…wobei das eigene Leben ist wahrscheinlich auch als eine Reihe vieler einzigartiger, großer und kleiner Projekte anzusehen J.

 

P D C A  -  4 Buchstaben die mich immer begleiten

Projektmanagement Kleinunternehmer Gründer KMU hannawagner.de PDCA

 

Ich bin ein großer Fan des Deming Zykluses bzw. Demingkreises. Dieser wird u.a. für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess oder auch bei der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen bzw. bei der Fehler-Ursachen-Analyse verwendet.

 

 

 

 

Um es kurz zu machen, der Demingkreis besteht aus vier (englisch sprachigen) Elementen, die man abgekürzt auch gerne PDCA-Zyklus nennt:

Plan

Hier geht es um das Erkennen von Verbesserungs-potentialen,

der Analyse des aktuellen Zustandes und

der Neuentwicklung eines Konzeptes.

Do

Hier wird das Konzept getestet und mit ersten provisorischen Mitteln verbessert.

 

Check

Hier wird das getestet Konzept sorgfältig geprüft und bei Erfolg, erfolgt eine Umsetzung mit professinellen Mitteln auf breiter Basis.

 

Act

Das neue Konzept wird in den Unternehmensablauf integriert. Bei größeren Unternehmen, kann dies weitreichende Folgen haben, da ggf. Programmänderungen, Ablaufanpassungen, Schulungen etc. notwendig sind.

 


Ob große oder kleine „Projekte“ die ich vorhabe, sei es die Neukundenakquise, das Einrichten eines geeigneten ERP-Systems (hat mich einige graue Haare gekostet) oder mal ganz Privat: die Taufe meiner Tochter. Alles verläuft doch irgendwie nach diesem Plan – Do – Check – Act, selbst wenn es nicht immer hundertprozentig auf die Beschreibung der Elemente passt (muss es ja gar nicht), es ist ein gutes Grundgerüst um sich einen Plan für die Durchführung zu erstellen.

 

Meine besten Strukturen sind richtig bunt!

Ich gebe zu, ich bin einfach eine Meisterin im Organisieren, Planen und strukturieren (ohne mich selbst loben zu wollen ;-)), daher liebe ich die Methode des Projektstrukturplanes ebenfalls sehr!

 

In einem Projektstrukturplan habt Ihr die Möglichkeit alle Arbeitsaufgaben in einem Projekt zu ermitteln ggf. nochmal in Teilaufgaben zu untergliedern, zu planen und in sinnvolle Unterebenen zu strukturieren.

Ob Ihr hierfür auf ein professionelles Tool zurückgreift, auf Excel oder ganz einfach Papier (ein großes Papier!!) und Stift, ist Euch selbst überlassen. Aufgrund der Einfachheit und weil sowas bei mir immer sehr spontan aus mir herausbricht, nutze ich am liebsten die Papier/Stift-Variante. Hier verwende ich sehr gerne unterschiedliche Farben, um beispielsweise die Priorität der Aufgaben zu verdeutlichen. Ich gehöre zur Gruppe der motorischen Lerntypen, d.h. ich lerne am Besten wenn ich mir das „zu lernende“ aufschreibe oder male. Daher liegt im selber Malen (statt am PC erstellen) ein großer Vorteil darin, dass ich den einmal aufgemalten Projekstrukturplan und dessen einzelne Aufgabenbereiche, dann nicht mehr vergessen werde und immer im Kopf bei mir habe.

Ein anschauliches Beispiel eines Projektstrukturplanes findet Ihr auf Wikipedia.

 

 

Pufferzonen gibt es nicht nur an der Hüfte...

Projektmanagement Kleinunternehmer Gründer KMU hannawagner.de Pufferzone Meilensteine

Ihr habt es sicherlich schon begriffen:

Ich liebe es zu organisieren.

Das mag nicht jeder. Aber für den persönlichen Erfolg (gerade im Berufsleben) finde ich es unablässig gut aufgestellt und organisiert zu sein.  Daher setze ich mir immer ein zeitliches Ziel und dazwischen für einzelne Teilaufgaben sogenannte Meilensteine.

Das erspart Euch einerseits zusätzliche Arbeit, die durch Chaos und langes Suchen entsteht und andererseits zeugt es von Professionalität wenn Ihr gut organisiert dem Kunden gegenüber tretet.

Wichtig ist, dass Ihr einen Kalender verwendet (offline oder online ist egal), den Ihr immer bei euch habt und in den Ihr auch tatsächlich regelmäßig schaut, damit keine Meilensteine vergessen werden können.

Denkt auch unbedingt an Pufferzonen, gerade wenn der aufgestellte Zeitplan ganz schön knapp bemessen ist, sollte spätestens zum Ziel hin eine zeitliche Pufferzone (bei mir sind es meistens 3 Tage – das ist aber sehr individuell auf das eigentliche Projekt zu bemessen) eingeplant werden. Unvorhergesehenes kommt schnell, und sei es nur eine kleine Erkältung, die euch mal 2 Tage in Eurem Arbeitsumfang einschränkt.

 

Ein kleiner extra Tipp: Wenn ich beispielsweise Dienstag Abend etwas vorhabe, plane ich mir für den Mittwoch weder ein Ziel ein, noch einen Meilenstein. Oftmals sitzt man ja doch Abends nochmal am PC und bereitet sich auf den nächsten Tag vor oder ist knapp dran und erledigt die letzten Arbeiten um den Meilenstein am nächsten Tag zu erreichen. 

 

Zu guter Letzt:

Projektmanagement Onlinemanagement Kleinunternehmer Gründer KMU hannawagner.de Terminkalender

Ja…ich bin tatsächlich ziemlich Oldschool. Ich schreibe viel auf Papier und dokumentiere oftmals doppelt.

Das heißt: Einmal am PC/Handy und einmal in meinen „Offline“-Unterlagen. Natürlich nur in einem Umfang, der zeitlich okay ist und mir nicht einen relevanten Teil meiner Arbeitszeit auffrisst. Den großen Vorteil davon habe ich Euch ja schon berichtet, ich merke mir dadurch viele Dinge wesentlich leichter, habe meine wichtigsten Wochentermine immer fest im Kopf verankert und kann mich im Nachgang sehr genau an ein Kundengespräch erinnern.

 

 

 

 

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